Notuleren tips en tricks

Vergaderen is iets wat veel gebeurd binnen organisaties. Tijdens het vergaderen is het belangrijk om te notuleren wat er gezegd wordt. Maar is het nodig om alles te notuleren? Of hoeven alleen de belangrijkste punten naar voren te komen? Moet ik schrijven of zal ik een laptop gebruiken? In deze blog lees je de belangrijkste tips en tricks voor het notuleren tijdens een vergadering.

Notuleren op een notitieblok

Wees goed voorbereid

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat je beschikt over een laptop, tablet of een notitieblok en een fijne pen. Het is belangrijk dat je hierin kiest voor wat jij zelf prettig vindt. Zorg er verder voor dat je beschikt over de vergaderagenda en daarbij de onderwerpen die naar voren gaan komen. Hierdoor weet je van te voren wat er besproken gaat worden en kun je alvast je eigen indeling maken. Als er een eerdere vergadering is geweest is het soms handig om daarvan de notulen door te lezen. De kans is groot dat onderwerpen uit deze vergadering weer naar voren komen!

Jouw positie als notulist

Wat is eigenlijk de plek van de notulist in een vergadering, zowel als deelnemer en zitplaats? In de ideale situatie ben je als notulist een neutrale bezoeker aan de vergadering. Je neemt dus niet deel aan de vergadering. Op deze manier zorg je ervoor dat je objectief kunt notuleren. Verder is het belangrijk dat je op een plek gaat zitten waarbij je iedereen goed kunt zien en verstaan.

Wat werk ik uit?

Zorg ervoor dat de agendapunten en onderwerpen in een document staan. Vervolgens noteer je per agendapunt de hoofdzaken, blijf beknopt en werk niet alles wat gezegd wordt uit. Bijzaken kun je noteren, maar doe dit alleen als het de hoofdzaken sterk ondersteunt. Let goed op besluiten en actiepunten. Maak hier een aparte lijst van en noteer wie er verantwoordelijk is.
Lees alles na de vergadering nog eens rustig na. Zorg ervoor dat iedereen die niet bij de vergadering was de notulen kan begrijpen. Stuur tot slot de notulen door naar de belanghebbenden.

Benieuwd naar een unieke plek om jouw notuleervaardigheden te testen tijdens een vergadering? Kijk eens naar de vergadermogelijkheden van Jachthuis Beukenrode!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *